分野別サポート

分譲会社(売主)との交渉サポート

管理組合が、分譲会社(売主)と交渉しなければならない場面がいくつかあります。

他のマンションで最も多いのが建物のアフターサービス問題です。

新築マンションのアフターサービスでは、引渡し後に建物の共用部分及び専有部分に不具合があれば、アフターサービス基準に則って無償修補が行われることになっています。

どの箇所に何年間無償修補するかは分譲会社(売主)によって多少異なりますが、構造上主要な部位の破損や雨漏りを除いて、引渡しから2年がほとんどです。

また、分譲会社(売主)は、アフターサービスの一環として、建物の供用が開始されたときから3カ月点検、1年点検、2年点検を行っています。

アフターサービスを受けることは、購入者にとって、管理組合にとって2年という期間限定の契約で結ばれた大きな権利です。行使しない手はありません。

もったいないです。

建物は引渡し時に完成するのではありません。2年間の丁寧な修補を重ねて完成するのだと思ってください。

最終的に建物を完成させるのは管理組合の皆様、購入者の方々自身なのです。

しかし、アフターサービスを活用するには、建物の不具合を発見し、その不具合がアフターサービス基準に適合していることを指摘しなければなりません。かつ、分譲会社(売主)にとっては少なからず費用がかかることですから、管理組合と見解が分かれ、すぐに認めて修補してくれるとは限りません。

そこで、分譲会社(売主)と同等の建築スキルを有する外部の中立的立場の専門家や交渉の専門家が管理組合に必要となり、重要な役割を果たすことになります。

冒頭で、管理組合は誰が輪番で役員になったとしても、あまり無理をせず「日々の管理及び将来に備える管理」を行っていくことが理想であると申し上げました。

しかし、この場合、マンションに引っ越して間もなく役員に就任して分譲会社(売主)と交渉をしなければならないわけですから、大変な苦労だろうと思います。

なるべく役員の方々の負担を軽減できるよう、経験とノウハウで分譲業者(売主)との交渉をサポートしてまいります。

管理規約・細則の見直しサポート

管理組合を運営するなかで、管理規約の不備を感じられたことがあると思います。

理事会の決議で問題ないと思われた事案が総会の決議を必要とし手続が進まないことや、規約の不備でマンション内のモメゴトが長引いてしまうことがあります。また、規約の不備がマンションの「将来に備える管理」を行ううえでの阻害要因になってしまうこともあるのです。

管理規約の見直しの必要性は感じているが、いざ実際に取りかかろうとすると条文の修正だけでも遅々として進まず先送りになっているマンションがあります。確かに、規約の改正には組合員間で改正の必要性を共有することや、居住者の意見を広く取り入れ、その影響を十分に理解してもらい合意形成を図るというような地道で面倒な作業・手続が伴います。

しかし、マンションの「住みやすさ」を向上させ、管理組合の業務効率を改善し、役員の負担を軽減していくためには、どうしてもマンションの実態にあった規約の改正は速やかに行わなければなりません。

現行の管理規約から最新の標準管理規約に沿った規約に見直し、もちろん貴管理組合の独自の内容・ルールも盛り込みますが、同時に、役員の担い手不足解消や外部の専門家の活用、また起こしてはならない利益相反行為の防止を図れるものにしていければと思います。

資料の見せかたとしては、現行規約と新規約案を左右に並べ対照表とし、規約がどのように改正されるのか組合員が各条項ごとに比較できるようにして、わかりやすく興味がわいてくるように心がけます。

長期修繕計画・修繕積立金の見直しサポート

現在の貴管理組合の長期修繕計画について、修繕項目に抜けがないか、修繕周期は妥当なのか、工事単価は適正な価格か、など項目の1つ1つを確認・分析をいたします。

また、大幅な見直しが求められる場合には、見直しの内容及びその必要性を組合員に周知、理解して頂くことが必要となります。組合員の合意形成に向けて、資料作成及び説明会・総会のサポートを行います。

最近のマンションの売買取引では、売買の重要事項説明書に記載される「修繕積立金の残額」を重視して購入される方が増えてきています。修繕積立金の残高はマンションの財務状況を表しているからで、将来に不安を抱えるマンションは敬遠されがちになっています。これでは、マンションの資産価値を維持することはできません。

一般家庭でいえば、日々の生活費である管理費の無駄を洗い直し、費用を削減し、その余剰分を修繕積立金に回して将来の建物維持修繕に備えて蓄えておく。また,すべての手段を講じた後に、状況によっては、新たな長期修繕計画に基づいて月々の修繕積立金を大幅に見直し、増額をしなければならないこともあります。

もちろん簡単なプロセスではないかもしれませんが、これが一番大切な管理組合の業務の1つです。差し迫った大規模修繕を目前に組合員から工事費用を一括徴収することは、現実的に難しいことで、避けなければなりませんから!しかし、予期せぬ増額は組合員の日々の生活に直結する重大な問題です。合意を得るために根気強い丁寧な合意形成手法が求められるのは当然ですが、理事会には、まず前に進めていく推進力やマンション内に同志を増やしていく説得力、牽引力といったものが必要となるでしょう。これらが課題解決のためのエンジンになっていきますから!

「マンションの財政健全化」を目指す貴管理組合の取り組みをサポートしてまいります。

管理組合運営サポート

継続性の担保

管理組合の運営にあたり、役員は一般的に「輪番制」で選出されます。1年から2年の任期が終了すれば次の役員と交代となります。そのため、管理組合運営の継続性が失われがちです。

例えば、組合員へのアンケートを行い理事会での議論を積んだ事案が時間切れで、役員が変わることにより引き継がれないことがあります。

また、理事会の開催回数は、マンションの規模や役員の意識によって違いがあらわれます。引渡から3年間くらいはマンション管理にとって重要な時期ですから、最低月に1回くらいは開きたいもので、居住者もそう望んでいると思います。しかし、理事長の独断や役員が集まらないことが理由で、決められている月1回の開催が引き継がれない管理組合があります。これも継続性に課題があります。

継続性を担保するためには、年度替わりの新旧理事会の引き継ぎ方法を「マニュアル」や「細則」できちんと定型化していくのが良いでしょう。まずここからスタートして、小さくとも成功体験を積むうちに役員同士の絆が深まり、理事会全体が活性化することに繋げていきましょう。


対応策の提言

また、理事会には日々の生活に関する様々な問題・トラブルが持ち込まれます。それらの諸問題は適正でスピーディな対応が求められるのが当然で、理事会は居住者の期待に応えていかなければなりません。対処に困る問題によっては、弁護士等の専門家から意見を聴取したり、必要な情報を他のマンションの事例から収集しなければなりません。管理会社の担当者と協力しながら理事会に助言・提言を行います。


改善提案

管理組合の運営が区分所有法等の法令、規約に沿って適法になされているかを診断し、問題があれば改善提案を行います。

最近の相談事例を紹介します。理事会の運営に透明度を増すことや過去の役員の経験を参考とするため、理事会を公開し、一般の組合員の参加を可能とする「オブザーバー制度」を導入する管理組合がありました。導入の目的は果たしたのですが、今になって、弊害を心配する役員の方々が増えてきました。

理事会の「公開・非公開」についてはメリット・デメリットを十分に検討し、公開するならばオブザーバーの参加要件や立場を明確にした「理事会運営細則」を定めることを提案しました。新しい細則案には、「役員及びオブザーバーは、職務上理事会等で知り得た個人情報並びに管理組合運営における内情について守秘義務を負う。」という条項を入れさせていただきました。

管理仕様の見直しサポート

組合員は、マンションの日常や管理会社に対して、さまざまな「不満や疑問」をお持ちのことと思います。

他のマンションで行われた満足度アンケートで度々でてくる管理面の事例は、 「高額のマンションの割には、管理員さんは早々に帰宅してしまい、夜間の警備員さんがいないのはセキュリティーのうえで心配だ。」 「管理組合の収入の大幅増が見込めないなか、サービス品質を維持しながらコストを下げることはできないだろうか。」 「業務委託費や修繕工事、点検費用が高いように思われ、内容も不透明に感じる。」 「管理会社は、建物修補のアフターサービス対応について管理組合の身になって分譲会社(売 主)と交渉してくれているのだろうか。」 「管理会社に不満を指摘しても、それが管理仕様のアップにつながり、業務委託料が値上がりし てしまうのでは困るし、交渉するのは苦手だ。」

これらの「不満や疑問」の一つは、管理組合と管理会社との間で締結する管理業務委託契約や管理仕様の内容の問題ですが、実際は入居してそれなりの時間が経過しなければわからないものばかりで、現実の生活にあわない部分が出てくるのは当然です。 また、「不満や疑問」のもう一つは、管理会社及び担当者の「実力・モチベーション・プロ意識」に係る問題で、長期的には管理会社への不信に繋がってしまいます。ましてや、修繕工事の見積や分譲業者(たとえ親会社であったとしても)との交渉に疑義をもたれるようでは、管理会社として善管注意義務を果たしているとはいえず、プロとして失格です。


当事務所の管理仕様の見直しサポートの内容は次のとおりです。

  • マンションの現地調査及び書面調査をします。
  • 役員の皆様へのヒアリングを行います。
  • 組合員への満足度アンケートを行うことにより、意見や要望の集約化を図ります。
  • 管理サービスの向上を図るため、管理業務委託契約の具体的な改善提案をします。
  • 管理組合が求める管理品質を達成するため、管理会社への業務改善指導をします。
  • 組合員にわかりやすい管理仕様の項目ごとの新旧比較対照表を作成します。
  • 組合員が納得できるリアルな管理仕様を実現するため、まずは現行の管理会社との交渉をサポート してまいります。
  • 現行の管理会社との間で改善策が合意できれば、一定期間その履行状況を確認し、管理組合として納得がいかなければ管理会社の変更のためのプロセスに移行していくことになります。